Право голоса: тульский эксперт по коммуникациям рассказала, уместны ли аудио-сообщения в деловой переписке и как соблюсти цифровой этикет
Об этикете за столом в той или иной степени осведомлен каждый. При этом в электронной переписке тоже есть свои правила, несоблюдение которых может создать негативное представление о собеседнике. О допустимости «голосовых», использовании смайлов и непрочитанных сообщениях рассказала специалист по деловым коммуникациям, доцент кафедры общетеоретических дисциплин и русского языка как иностранного Тульского государственного университета Надежда Захарова.
Речь пойдет в большей степени о деловой переписке: в личной общение между близкими людьми определяется индивидуально. Но сообщения по работе имеют свою специфику.
Серьезные вопросы, требующие времени для обдумывания и решения, следует обсуждать в переписке через электронную почту, уточняет Надежда Захарова. Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном таким образом. Если сравнивать с мессенджерами, то сейчас почта используется для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры.
Тем более что информацию, которая содержится на электронной почте, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.
Рекомендуется вступать в деловую коммуникацию в мессенджерах во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00, поскольку деловой этикет требует уважать личное время собеседника. Кроме того, подчеркивает Надежда Захарова, Федеральный Закон № 407 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» в части регулирования удаленной работы может рассматривать время взаимодействия дистанционного работника с работодателем как сверхурочную работу. Поэтому стоит избегать поздней переписки по рабочим вопросам не только с точки зрения этики, но и в связи с изменениями в законодательстве.
Для новой рабочей переписки лучше выбрать звонок или сообщение? Многие организации как средство связи указывают номер телефона еще и для общения в мессенджере. Можно ориентироваться на это как возможный способ коммуникации.
Именно поэтому определить, насколько этично инициировать деловое общение, ожидать ответа в какое-то урочное время или выносить негативное оценочное суждение по отношению к пользователю, которому было адресовано сообщение, непросто.
А вот голосовые сообщения в большинстве случаев не подходят для делового общения, поскольку они неудобны для получателя.
Неписанные правила переписки
Речь пойдет в большей степени о деловой переписке: в личной общение между близкими людьми определяется индивидуально. Но сообщения по работе имеют свою специфику.
— Не стоит разбивать информацию на несколько сообщений, это может вызвать раздражение собеседника. Когда письмо содержит несколько вопросов или тем, их необходимо структурировать: более целесообразно использовать деление на абзацы или смысловые части, а также использовать нумерацию, — прокомментировала Надежда Захарова.Смайлики (эмоджи) в деловой переписке использовать не нужно. Их применение определяется, в первую очередь, корпоративной культурой организации и выбранным стилем общения.
Какой чат выбрать
Серьезные вопросы, требующие времени для обдумывания и решения, следует обсуждать в переписке через электронную почту, уточняет Надежда Захарова. Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном таким образом. Если сравнивать с мессенджерами, то сейчас почта используется для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры.
Тем более что информацию, которая содержится на электронной почте, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.
— Оперативные вопросы, которые предполагают быстрое согласование, можно обсуждать в мессенджерах. Если в случае с электронной почтой допустимо отвечать на письмо в течение трех дней (когда нет просьбы ответить срочно), то в мессенджерах по неписаному правилу отвечают в течение текущего дня, а большинство — сразу или в течение двух-трех часов. В то же время мессенджеры подразумевают асинхронное общение, поэтому партнер, использующий такой тип коммуникации, вынужден согласиться на ожидание, — отмечает специалист по деловым коммуникациям.Если человек понимает, что сходу решить вопрос или дать ответ не получится, уместно будет написать, что он принял письмо и нужно столько-то времени, чтобы изучить вопрос. Так собеседник будет избавлен от переживаний и необходимости быть навязчивым.
Сообщению время
Рекомендуется вступать в деловую коммуникацию в мессенджерах во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00, поскольку деловой этикет требует уважать личное время собеседника. Кроме того, подчеркивает Надежда Захарова, Федеральный Закон № 407 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» в части регулирования удаленной работы может рассматривать время взаимодействия дистанционного работника с работодателем как сверхурочную работу. Поэтому стоит избегать поздней переписки по рабочим вопросам не только с точки зрения этики, но и в связи с изменениями в законодательстве.
— Если вы для делового общения используете мессенджеры, необходимо выработать правило: проверять наличие входящих сообщений минимум раз в два часа и предъявлять к себе более строгие требования, чем к другим, чтобы с вами было приятно и легко работать в любом проекте, — говорит специалист.
Стоит ли искать деловые связи по переписке
Для новой рабочей переписки лучше выбрать звонок или сообщение? Многие организации как средство связи указывают номер телефона еще и для общения в мессенджере. Можно ориентироваться на это как возможный способ коммуникации.
— При инициировании общения с лично не знакомым адресатом, необходимо представлять себя, указывать свою профессиональную роль в организации, которую представляете в деловом взаимодействии. Более этично использовать для начала общения электронную почту. В сообщении необходимо заполнить три поля: «Кому», «Тема» и поле для размещения текста письма (так называемое «тело письма»), — уточняет Наталья Захарова.Однако при общении в мессенджере нужно учитывать несколько нюансов. Например, пользователь может:
- крайне редко использовать такой способ коммуникации;
- применять мессенджер исключительно для личной переписки;
- ограничивать общение только корпоративными связями;
- предпочитать вести переписку по предварительной договоренности.
Именно поэтому определить, насколько этично инициировать деловое общение, ожидать ответа в какое-то урочное время или выносить негативное оценочное суждение по отношению к пользователю, которому было адресовано сообщение, непросто.
А вот голосовые сообщения в большинстве случаев не подходят для делового общения, поскольку они неудобны для получателя.
Читайте также на сайте Тульской службы новостей:
Какими социальными сетями пользовались туляки – история длиной в 20 лет
Автор: Анна Ануфриева