Специалист рассказала, зачем нужен тайм-менеджмент, и как научиться управлять временем 

В современном мире трудно встретить на улице неторопливых прохожих, мирно гуляющих по городу. Зато улицы заполнены теми, кто находится в постоянной гонке, вечно торопится и боится опоздать. Сейчас многие люди нацелены на продвижение по карьерной лестнице. Для этого они берутся за новые проекты и задачи, стараясь успеть выполнить их к назначенным срокам. Завершить начатое с легкостью, без траты лишних нервов, удается, к сожалению, не всем. Причина тому – неумение управлять собственным временем. Директор Центра трудоустройства Корпорации «Синергия», executive-коуч Ольга Асадчая рассказала Тульской службе новостей, зачем нужен тайм-менеджмент, как навык может улучшить жизнь, а главное – как им овладеть. 

Что такое тайм-менеджмент?

«Тайм-менеджмент — это умение организовать свои задачи и время так, чтобы успевать достигать своих целей с минимальным уровнем стресса и максимальной продуктивностью. Эффективный тайм-менеджмент позволяет избежать перегрузок, делая работу и жизнь более организованными», — объясняет специалист. 

Это не просто про расписания и будильники, добавляет эксперт, а про систему, которая помогает управлять не только временем, но и вниманием, распределять энергию на важные задачи и даже отдых.

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Управление временем, уверена специалист, помогает сфокусироваться на главном и избегать неэффективных трат времени. 

«Согласно многочисленным исследованиям, мы тратим на прокрастинацию около двух часов в день, уделяя полчаса текстовым сообщениям, 20 минут — мечтам и 18 минут — разговорам, которые не имеют отношения к работе — и это в лучшем случае! Умение грамотно распределять задачи помогает минимизировать такие потери и не задерживаться после работы, доделывая то, что не успели», — заявляет спикер.

Почему не все умеют «укладываться вовремя» и планировать заранее?

По словам Ольги Асадчей, трудности с тайм-менеджментом часто вызваны иллюзией «бесконечного времени» и склонностью к прокрастинации. 

«Психологически людям проще выбирать маленькие задачи, которые дают быстрое ощущение выполненного, нежели трудные, но важные задачи», — объясняет executive-коуч.

Кроме того, отмечает директор Центра трудоустройства, многие люди не обладают системой для учета задач.

«HR подсчитали, что сотрудники тратят до 16 дней в году только на поиск нужных документов, которые при лучшей организации могли бы быть под рукой. Недостаток структурированного подхода и дисциплины также играет против своевременного выполнения», — говорит специалист.

Как научиться управлять временем?

По словам эксперта, не обязательно кардинально перестраивать свою жизнь, чтобы управлять временем. Заметить изменения сразу помогут всего пять простых шагов. Ольга Асадчая гарантирует, если начать следовать им уже завтра, почувствовать разницу вы сможете уже к концу дня. 

Шаг 1. Составьте список задач на день

Специалист рекомендует выделить пять минут утром или вечером для того, чтобы записать все важные задачи, которые нужно выполнить завтра. Три самые важные задачи из списка следует пометить и сосредоточиться на их выполнении. 

«Эта практика помогает отсечь малозначительные дела и начать день с четким планом, не теряя время на беспорядочное переключение между задачами», - уверяет спикер.

Шаг 2. Начинайте с «лягушки»

Метод «съесть лягушку» советует первым делом сделать в начале дня то, что вызывает у вас наибольшее сопротивление — будь то звонок, трудный проект или сложная встреча, объясняет коуч. 

«Завершив эту задачу, вы почувствуете заряд мотивации и облегчение, которое поможет вам дальше продуктивно работать», - настаивает директор Центра трудоустройства.

Шаг 3. Ограничьте время на задачи

«Установите конкретные временные рамки для выполнения каждой задачи. Например, выделите 30 минут на проверку почты или два часа на проект», - советует эксперт.

Четкие ограничения, уверена Ольга Асадчая, не позволят вам растягивать задачи на весь день и помогут быстрее переходить к следующей.

Шаг 4. Используйте правило «двух минут»

«Если что-то можно сделать за две минуты — делайте это сразу, не добавляя в список. Это правило помогает оперативно справляться с мелкими задачами, которые в противном случае начинают накапливаться и превращаться в дополнительный стресс», - говорит специалист.

Шаг 5. Подводите итоги дня

Специалист рекомендует тратить пять минут в конце каждого дня, чтобы подвести итоги: посмотреть, что удалось сделать, и оценить, какие задачи остались. 

«Это поможет вам оценить свой прогресс, увидеть слабые места и лучше подготовиться к следующему дню», — объясняет спикер. 

Стало ли меньше часов в сутках?

«Идея о том, что в сутках «стало меньше часов», не имеет под собой физической основы, но может казаться реальной из-за увеличившегося потока информации и дел», — заявляет Ольга Асадчая. 

По словам эксперта, в современном мире на нас постоянно обрушивается информация, и это вызывает ощущение нехватки времени. Мы пытаемся успеть за всем, а, если управление временем не в приоритете, задачи накапливаются, вызывая стресс и чувство, что «часы утекают сквозь пальцы». Если же начать управлять своим временем, специалист настаивает, часов в сутках по-прежнему окажется 24. 

«Тайм-менеджмент — это ключ к тому, чтобы направлять свои ресурсы в правильное русло и достигать большего. Используйте инструменты, которые подходят именно вам, — от простой бумажной записной книжки до сложных цифровых систем, чтобы взять под контроль не только свое время, но и жизнь», — заключила Ольга Асадчая.

Ранее Тульская служба новостей писала, почему важно замечать признаки стресса, к чему он приводит, и как с ним справиться.